Med GetSorted förvandlar ni e-postkaos till strukturerad ärendehantering – direkt ovanpå er befintliga mejl.
GetSorted är ett system för e-posthantering byggt för team som arbetar i gemensamma e-postlådor. Istället för att drunkna i inkorgar får ni ett tydligt, visuellt arbetsflöde där varje e-brev med tillhörande konversation har en ägare, SLA-hantering och historik.
Systemet tillhandahåller till er ledning verktyg för att ge kontroll över siffror som SLA, KPI och andra indikatorer på hur er kundtjänst levererar förväntad service.
GetSorted lägger sig som ett smart lager ovanpå er befintliga e-post och omvandlar inkommande mejl till strukturerade ärenden med utpekad ansvarig medarbetare.
Koppla in alla gruppbrevlådor utan att förändra er befintliga e-postmiljö.
Inkommande e-post blir spårbara ärenden med ägare, status och SLA.
Teamet jobbar i ett tydligt flöde – ledningen får realtidsöversikt och statistik.
Samla alla gruppbrevlådor i ett och samma gränssnitt – enkelt, tydligt och överskådligt men med full kontroll över hela processen.
Se direkt vem som arbetar med vad. Tilldela, omfördela med spårbarhet och samarbeta utan friktion.
Flytta ärenden mellan medarbetare och steg i processen med full spårbarhet – perfekt för er kundtjänst.
Svara kunderna med hjälp av standardsvar för att få en enhetlig kundkommunikation.
Schemalägg återkoppling för att aldrig missa att återkomma vid utlovad tidpunkt.
Märk upp ärenden med etiketter och kategorier för bättre struktur och snabbare hantering.
Se all konversationshistorik för aktuell e-postadress – samlad på ett ställe.
Följ hur ärenden ligger till mot era SLA:er med tydliga visuella indikatorer.
Ta ut detaljerad statistik över alla ärenden och få insikter som hjälper er att förbättra arbetet.
GetSorted hjälper företag som hanterar inkommande mejl via gruppbrevlådor i Outlook att få kontroll, ansvarsfördelning, historik, uppföljning och statistik. Systemet fungerar som ett arbetslager ovanpå Microsoft 365/Outlook och gör det enklare för team att hantera kundmejl strukturerat, enhetligt och i tid.
GetSorted ersätter manuella och svåröverskådliga arbetssätt kring gruppbrevlådor i Outlook med ett strukturerat system för mejlhantering.
I många organisationer hanteras gemensamma mejlboxar av flera personer samtidigt. Det kan skapa osäkerhet kring exempelvis:
GetSorted ger kontroll över hela flödet. Mejlen samlas i en tydligare arbetsvy där teamet kan tilldela ansvar, följa konversationer, se historik, använda standardsvar, mäta svarstider och följa upp arbetet med statistik.
GetSorted passar organisationer som hanterar inkommande mejl i gemensamma gruppbrevlådor och där flera medarbetare delar på ansvaret.
Typiska målgrupper är företag eller avdelningar med fler än cirka fem användare som arbetar med exempelvis kundservice, support, order, reklamationer, administration, ekonomi, HR eller annan funktionsbrevlåda.
Systemet är särskilt relevant när:
Outlook är ett bra mejlprogram, men det är inte byggt för att flera personer ska hantera stora mängder inkommande mejl i en gemensam arbetsprocess.
Den största skillnaden är att GetSorted ger kontroll över mejlboxen. Med GetSorted kan ni bland annat:
I Outlook försöker många lösa detta med undermappar, färgmarkeringar eller manuella rutiner. Det fungerar ofta i liten skala, men blir snabbt sårbart när volymerna ökar. GetSorted gör mejlboxen till ett gemensamt arbetsflöde, inte bara en gemensam inkorg.
För medarbetarna blir det enklare att veta vad som ska göras, vem som ansvarar för vad och vad som redan har hänt i ett ärende.
De får en tydligare arbetsvy med filtrering, sortering, notifieringar, etiketter, flaggor, standardsvar, signaturer, historik och intern kommunikation kopplad till mejlkonversationen.
Det minskar risken för dubbelarbete, missade mejl och osäkerhet. Det gör också introduktionen av nya medarbetare enklare eftersom arbetssättet blir mer standardiserat.
Som chef får du en helt annan överblick över hur inkommande mejl faktiskt hanteras. I stället för att manuellt gå igenom mejlboxar, räkna mejl eller fråga medarbetare om status kan du följa arbetet i GetSorted.
Du kan exempelvis se:
Det ger bättre beslutsunderlag för bemanning, prioritering, förbättringsarbete och kundservice.
GetSorted är byggt för att kännas bekant för användare som redan arbetar med mejl, men med betydligt mer stöd för teamarbete och uppföljning.
Medarbetarna fortsätter att arbeta med mejl, konversationer, formatering, bilagor och svar på ett sätt som liknar dagens arbetssätt. Skillnaden är att GetSorted tillför struktur, ansvar, status, historik, kommentarer, etiketter, SLA, sökningar, statistik och smarta arbetsfunktioner.
Det innebär att steget från Outlook inte behöver vara stort för användaren, samtidigt som organisationen får betydligt bättre kontroll.
GetSorted fungerar som ett lager ovanpå Microsoft 365/Outlook. Systemet konfigureras för att läsa de mejlboxar i er Microsoft-tenant som ni själva väljer att ansluta. Alla inkommande och utgående mejl hanteras fortsatt via era egna mejlboxar, precis som i dag.
GetSorted förändrar alltså inte er grundläggande mejlinfrastruktur, utan tillför ett mer kraftfullt arbetslager ovanpå den.
Nej, GetSorted bygger inte på att mejl vidarebefordras till en extern mejlserver för att kunna hanteras.
GetSorted läser de mejlboxar som ni har valt att ansluta och låter er arbeta med dem i systemet. Mejlen tas fortsatt emot och skickas från era egna Microsoft 365-/Outlook-miljöer.
Det gör lösningen enklare att införa och minskar risken för tekniska problem kopplade till vidarebefordran, avsändardomäner eller spamklassning.
För bästa resultat börjar GetSorted bygga upp historik och statistik från det att systemet tas i drift. Era tidigare mejl kan ligga kvar i Outlook så länge ni behöver dem.
Efter en kort tids användning börjar GetSorted skapa värdefull ny historik, statistik och uppföljning baserat på de mejl och ärenden som hanteras i systemet. Om det finns särskilda behov kring äldre mejlhistorik kan detta diskuteras i samband med införandet.
GetSorted är byggt för att fungera snabbt i det dagliga arbetet. Nya mejl visas normalt i GetSorted inom kort tid – i praktiken kan det dröja upp till cirka 30 sekunder.
När applikationen är öppnad är arbetet snabbt och responsivt. Skillnaden mot Outlook ligger framför allt i att GetSorted tillför mer funktionalitet, inte att arbetet blir långsammare.
GetSorted är en molnbaserad tjänst som driftas i Advantops egen hostingmiljö med lagring i Stockholm, Sverige. Miljön har säkerhet och backup över två separata datahallar. Utveckling och drift sker i Sverige, med utveckling i Stockholm och Uppsala.
Advantops hostingmiljö, driftsavdelning och utvecklingsavdelning är certifierade enligt ISO 9001, ISO 14001 och ISO 27001.
Kunddata är logiskt separerad mellan kunder. Åtkomstkontrollen hanteras av er som kund, så att ni själva styr vilka användare som ska ha tillgång till vilka funktioner och mejlboxar.
Data lagras i Stockholm, Sverige, i Advantops egen hostingmiljö. Det innebär att drift, lagring, backup och utveckling sker inom Sverige – en viktig fördel för kunder med krav på nationell datalagring, tydlig driftskontroll och svensk leveransorganisation.
GetSorted är byggt för att separera kunders data från varandra och endast ge behöriga användare åtkomst till den information de ska kunna se.
Ni som kund styr själva åtkomst och behörigheter. Utöver detta driftas tjänsten i en certifierad miljö med etablerade processer för informationssäkerhet, backup, drift och utveckling.
Ja. GetSorted har funktioner för standardsvar som gör att medarbetare snabbt kan svara på vanliga frågor med kvalitetssäkrade formuleringar.
Standardsvar kan kombineras med signaturer, etiketter, sortering och filtrering för att skapa ett mer effektivt arbetsflöde.
Ja. GetSorted kan hjälpa till med automatisering, exempelvis genom att sortera inkommande mejl baserat på nyckelord och placera dem i relevanta arbetsflöden eller vyer.
GetSorted vidareutvecklas löpande. Exempel på områden som utvecklas är automatiska svar på vanligt förekommande frågor, smartare prioritering och AI-baserade sammanfattningar av mejl för bättre överblick.
GetSorted kan användas för att sätta och följa upp SLA – mål för hur snabbt mejl eller ärenden ska hanteras. Det gör att ni inte bara kan säga att ni vill svara inom en viss tid, utan också mäta om ni faktiskt gör det.
Med SLA-funktioner kan ni enklare se vilka ärenden som riskerar att bli för gamla, vilka som behöver prioriteras och hur väl organisationen lever upp till sina serviceåtaganden.
Ja. GetSorted kan visa och hantera flera anslutna mejlboxar i samma arbetsvy. Medarbetare slipper hoppa mellan olika brevlådor i Outlook och kan istället filtrera, sortera och prioritera inkommande mejl oavsett vilken mejlbox de kommit till.
Det är särskilt värdefullt för organisationer med flera funktionsbrevlådor, till exempel support@, order@, ekonomi@ eller kundservice@.
I GetSorted kan ett mejl eller ärende kopplas till en ansvarig medarbetare. Det gör det tydligt vem som arbetar med vad och minskar risken för att flera personer hanterar samma mejl samtidigt. Om ett ärende lämnas över till någon annan följer historiken med.
För chefer och teamledare blir det också enklare att se öppna ärenden per medarbetare och omfördela arbete vid exempelvis frånvaro eller hög belastning.
GetSorted håller ihop mejlkonversationer på ett sätt som kan liknas vid ett ärende. Användaren kan snabbt se hela historiken: inkommande mejl, skickade svar, tidigare handläggare och interna kommentarer.
Det ger en tydligare bild än en vanlig mejltråd i Outlook, särskilt när flera medarbetare är inblandade eller när ärendet pågår under längre tid.
Ja. I GetSorted kan ni skriva interna kommentarer kopplade till ett mejl eller ärende. Det är användbart när medarbetare behöver dela information internt, lämna över ett ärende eller dokumentera något som inte ska skickas till kunden.
Det minskar risken för att känslig intern information av misstag hamnar i ett mejlsvar.
GetSorted är särskilt användbart när teamet inte sitter på samma plats. Eftersom arbetet sker i ett gemensamt system får alla samma överblick över inkommande mejl, ansvar, status och historik.
Det minskar beroendet av muntliga avstämningar, informella rutiner eller att medarbetare behöver fråga varandra vad som händer i mejlboxen.
GetSorted prissätts i första hand per samtidigt inloggad användare. Det innebär att ni kan ha fler registrerade medarbetare än antalet licenser ni betalar för, så länge bara ett visst antal är inloggade samtidigt.
Exempel: Om 20 medarbetare arbetar i systemet vid olika tillfällen, men maximalt 5 personer behöver vara inloggade samtidigt, betalar ni för 5 samtidiga användare.
Utöver användarlicenser kan priset påverkas av lagringsvolym och datamängd, särskilt om ni vill spara stora mängder mejl under många år.
Kostnaden beror främst på hur många samtidiga användare ni behöver och vilken lagringsvolym som krävs. En viktig fördel är att ni inte nödvändigtvis behöver betala för varje medarbetare som någon gång använder systemet, utan för antalet användare som är inloggade samtidigt.
Det gör modellen flexibel för verksamheter med skift, deltidsbemanning, säsongsvariationer eller team där alla inte arbetar i systemet samtidigt.
Ja. Ni kan prova GetSorted innan ni fattar beslut. Vi kan hjälpa er att komma igång antingen med en egen gruppbrevlåda eller med en testbrevlåda från oss under en begränsad period.
På så sätt kan ni se hur systemet fungerar i praktiken, testa arbetsflödet och utvärdera nyttan för era medarbetare och ansvariga chefer.
Ett införande börjar normalt med att vi tillsammans går igenom era nuvarande gruppbrevlådor, arbetsflöden, användare och behov.
Därefter väljer ni vilka mejlboxar som ska anslutas, vilka användare som ska ha åtkomst och hur ni vill arbeta med exempelvis ansvar, etiketter, standardsvar, SLA och uppföljning.
Målet är att komma igång snabbt, utan att behöva förändra hela er befintliga mejlinfrastruktur.
Upptäck hur GetSorted kan effektivisera ert arbete redan idag. Låter det intressant? Vi kan berätta mer via e-post, ett videomöte eller om ni föredrar att vi kommer förbi. Ni väljer själva.
Ni kan även se mer information om våra övriga produkter och tjänster på advantops.com.